خمسة أسئلة تجعل تقارير الإدارة أكثر فائدة

زيادة عدد التقارير لا تعني بالضرورة زيادة وضوح العمل. قد يحتوي التقرير على أرقام كثيرة، لكن قارئه لا يعرف ما الذي يجب متابعته أو لماذا تغيرت النتيجة. قبل تصميم تقرير جديد أو طلبه من مقدم الحل، ناقش خمسة أسئلة تساعد على تحديد الغرض منه.

حدد ما سيفعله المستخدم بعد قراءة التقرير: مراجعة معاملة، أو متابعة طلب، أو مناقشة تأخير، أو تحديد أولوية. إذا لم توجد خطوة واضحة، فقد تحتاج إلى تبسيط التقرير أو إعادة تحديد هدفه بدلًا من إضافة أعمدة أخرى.

اتفق على المستندات التي تدخل في الحساب وحالتها. هل يشمل التقرير المعاملات الملغاة أو غير المكتملة؟ وما طريقة التعامل مع التصحيحات؟ تعريف المصدر يجعل مناقشة الفروق أكثر دقة ويمنع اختلاف تفسير نفس الرقم بين الإدارات.

وضح تاريخ البداية والنهاية ونوع التاريخ المستخدم، وحدد الموقع أو الإدارة أو الفئة المشمولة. عند المقارنة بين فترتين، راجع أن النطاق وطريقة الحساب متماثلان. قد يبدو الفرق كبيرًا بينما سببه اختلاف شروط الاستخراج فقط.

حدد صاحب التقرير ومن يتولى مراجعة الحالات التي تحتاج إجراءً. إرسال التقرير إلى عدد كبير من الأشخاص لا يضمن المتابعة. وجود مسؤول واضح يساعد على تحويل الملاحظة إلى خطوة قابلة للتتبع.